9 cách nâng cao kỹ năng quản lý thời kì - Human Resources Management

9 cách nâng cao kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian là đề nghị cơ bản của nhà tuyển dụng đối với ứng viên. Sử dụng thời gian một cách hiệu quả giúp người cần lao giảm đi sự bao tay và làm việc tốt hơn.

Quản lý thời kì có nghĩa là kiểm soát tốt hơn cách bạn sử dụng thời gian và đưa ra những quyết định minh mẫn về việc sử dụng nó. Ngoài ra có rất nhiều người cần lao vẫn chưa thể quản lý hiệu quản thời kì mà mình có được. Họ thường xuyên rơi vào tình trạng chạy đua với công việc và than phiền rằng mình có quá ít thời kì để thực hiện các kế hoạch.

Dưới đây là 10 cách bạn có thể sử dụng để cải thiện kỹ năng quản lý thời kì cho mình và gia tăng năng suất cần lao:

1. Phân chia công tác

Tự mình giải quyết tất cả các nhiệm vụ chỉ khiến bạn rơi vào tình trạng kiệt lực. Phân chia công việc là phương pháp hữu hiệu giúp bạn không phải lâm vào tình trạng quá vận tải. Ở vị trí là nhà quản lý việc làm này không đồng nghĩa với sự lẩn tránh nghĩa vụ. Bạn có thể sử dụng các cách thức ủy quyền để bàn giao công tác cho cấp dưới. Thêm vào đó, sự viện trợ của đồng nghiệp sẽ góp phần đảm bảo cho kết quả hoạt động của tập thể được trở nên tốt hơn.



2. Lên lộ trình làm việc

Trước khi bắt đầu một ngày làm việc, bạn cần lập ra danh sách các nhiệm vụ cần làm và ưu tiên giải quyết những công tác quan trọng, cần thiết, cần giải quyết ngay. Xếp đặt các công tác theo mức độ ưu tiên giúp bạn xác định đâu là nhiệm vụ phải được quyết sớm và tránh lãng phí thời gian, nguồn lực.

Hãy chắn chắn rằng những nhiệm vụ đã đề ra nằm trong khả năng giải quyết của bạn. Danh sách các công tác cần làm và lịch trình cụ thể góp phần giúp cho nâng cao khả năng thăng bằng giữa sự nghiệp và cuộc sống cá nhân.

3. Tránh trì hoãn

Sự trì hoãn là một trong những điều làm ảnh hưởng đến năng suất. Tình trạng này kéo dài có thể dẫn đến việc lãng tổn phí thời gian và năng lượng cần thiết. Bạn cần ngăn chặn sự trì hoãn bằng mọi giá. Đây có thể là một vấn đề lớn trong cả sự nghiệp và cuộc sống cá nhân của bạn.

4. Tránh sự căng thẳng

Stress thường xảy ra khi bạn chấp thuận làm việc nhiều hơn so với khả năng của mình. Kết quả là thân thể, tinh thần bắt đầu cảm thấy mỏi mệt, năng suất làm việc sút giảm. Đừng để tình trạng này tiếp tục diễn ra. Hãy san sớt khó khăn trong công tác mà bạn đang gặp phải với đồng nghiệp. Dành thời gian cho thư giãn cho bản thân bằng cách ngơi nghỉ, chuyện trò với bạn bè hay đọc quyển sách ưa thích.

5. Thiết lập thời hạn

Bất kỳ một nhiệm vụ nào cũng đều có thời hạn để hoàn thành. Ngoài mốc thời hạn do cấp trên đưa ra, bản thân người lao động cần chọn cho mình một cột mốc khác sớm hơn so với yêu cầu. Cách làm này tạo cho bản thân thời cơ thử thách, thử sức trước sức ép công tác và thời gian. Khi đẵ vượt qua được thách thức, bạn nên dành cho mình một phần thưởng xứng đáng.

6. Tránh sự đa nhiệm

hồ hết mọi người cho rằng làm nhiều việc trong cùng một lúc sẽ mang lại sự hiệu quả. Tuy nhiên, sự thật là bạn chỉ có thể có năng suất làm việc tốt nhất khi tập kết vào công tác. Sự đa nhiệm (làm nhiều việc cùng một lúc) sẽ cản trở năng suất lao động và làm giảm thiểu kĩ năng quản lý thời gian.

7. Khởi đầu làm việc sớm

Những người thành công đều có nhiều lề thói giống nhau. Họ khởi đầu một ngày mới từ rất sớm. Thức dậy sớm giúp bạn cảm thấy thoải mái, đầu óc trở nên sáng láng. Thành thử, những kế hoạch, dự kiến trong cả một ngày được lập ra trong thời khắc đó sẽ được vận hành hiệu quả, khoa học và hợp lý hơn.

8. Thư giãn

Quá nhiều bít tất tay, sức ép khiến bạn mệt mỏi và thúc đẩy đến năng suất làm việc. Bất cứ khi nào cảm thấy quá chuyển vận, hãy dành khoảng 10 – 15 để nghỉ ngơi. Đứng dậy đi bộ, nghe một vài bản nhạc hoặc nhắm mắt xuôi tay nghỉ ngơi và nhiều cách làm khác giúp bạn lấy lại được năng lượng cho mình.

9. Học cách nói không

Lịch sự khước từ nhiệm vụ bổ sung nếu bạn nghĩ rằng bản thân đang quá vận tải với số lượng công tác hiện tại. Hãy nhìn vào danh sách những công tác cần hoàn thành trong ngày và hiểu thêm về tính cấp bách của nhiệm vụ mới để đưa ra quyết định hợp lý nhất.

Theo Khánh Di (TimViecNhanh/Lifehack)

Các kiểu trắc nghệm trong   tuyển dụng

Việc sử dụng test trong quy trình tuyển   nhân sự   ở các doanh nghiệp hiện thời càng ngày càng trở thành phổ quát, bởi từ trước tới nay   tuyển dụng   thường dựa trên cơ sở một hoặc vài cuộc phỏng vấn, mà để mường tượng chính xác và đầy đủ về một con người thì một cuộc trò chuyện ngắn thật sự là quá ít: những ấn tượng ban sơ có thể đúng mà cũng có thể sai. Không hi hữu trường hợp ứng cử viên bị đau dầu, khó ở hay không có tâm cảnh, hoặc đang có những vấn đề riêng tư nghiêm trọng xảy ra đúng vào thời khắc phỏng vấn và thành ra đã để lại ấn tượng không tốt nơi người phỏng vấn. Hoặc trái lại, ứng cử viên có thể tỏ ra là một người nói chuyện dễ chịu, cả hồ sơ cá nhân, kinh nghiệm công việc cũng có vẻ như đạt đề nghị của công tác, nhưng sau khi nhận mới tan vỡ lẽ, anh ta làm việc kém hiệu quả, tiếp thụ chậm và khả năng xử lý tình huống kém. ÐIều đó cho thấy, những cảm giác ban đầu tốt nhất nên đánh giá lại. Chính cho nên mà người ta dùng đến test, vì dù sao kết quả test cũng mang tính chất khách quan. Kết quả test có độ xác thực nao núng từ 20% đến 70%, thuộc hạ vào từng loại test và độ chuyên nghiệp của người xử lý kết quả. Ngoài ra, test cũng như con dao hai lưỡi, bởi thế để không bị quá phụ thuộc vào test và sử dụng test một cách hiệu quả nhất, ngoàI việc cần phải có kiến thức chuyên nghiệp về tâm lý để hiểu những mâu thuẫn bên trong các kết quả được đưa ra, còn nên dùng kết hợp nhiều loại test để loại bỏ những kết quả không đáng tin cậy.

Tuỳ vào các vị trí công tác mà người ta sử dụng từng loại test khác nhau. Một cán bộ nhân sự kinh nghiệm sẽ biết dựa trên tính chất từng công việc và những đề xuất, tiêu chuẩn nhất thiết cho công tác đó mà sử dụng một hoặc vài test nào đó cho thích hợp. Chẳng hạn, quan trọng nhất đối với kế toán là ý thức trách nhiệm, sự lưu ý, khả năng xử lý lượng thông tin lớn, khả năng ghi nhớ con số tốt, khả năng làm việc với cường độ và năng suất cao. Nếu để ý, ta sẽ thấy trong các phòng kế toán cốt tử là viên chức nữ, vì thế, người tuyển dụng còn phải chú ý đến tính tình và cách xử sự của người ứng tuyển để tránh những va chạm có thể xảy ra trong tập thể nữ. Hoặc, đối với manager rất quan yếu óc tư duy chiến lược và óc phân tích, khả năng xử sự linh hoạt, tính cả quyết và dám chịu trách nhiệm về những quyết định của mình, khiếu làm việc với khách hàng và khả năng chỉ đạo cấp dưới. Nhà thiết kế của một hãng quảng cáo khăng khăng phải có tính sáng tạo, có những ý tưởng độc đáo, óc mường tượng phong phú, khả năng làm việc độc lập và năng suất, khả năng làm việc nước rút và sự linh hoạt trong phục vụ khách hàng.

Các trắc nghiệm có thể chia làm những loại sau đây:

* Trắc nghiêm IQ (bao gồm cả trắc nghiệm trí tưởng và khả năng lưu ý)

* Trắc nghiệm tâm lý và phân loại tính cách

* Trắc nghiệm cách ứng xử trong các tình huống

* Trắc nghiệm trình độ chuyên môn

Sử dụng hay không sử dụng các loại test trong quá trình tuyển dụng là quyết định của từng cơ quan và phụ thuộc chính yếu vào nghĩ suy của lãnh đạo công ty, mà những suy nghĩ này bình thường xuất hành từ những định kiến chứ ít khi dựa trên thực tế. Song, nếu ứng cử viên đã từng có kinh nghiệm làm việc với các test rồi thì sao? Anh ta có thể đánh dấu những câu giải đáp được coi là tốt trong các test về cá tính hay không? K.Toroshina, chuyên viên về tâm lý cho rằng, điều này không có thúc đẩy gì đặc biệt. Những test về trí tuệ thường giống như một kỳ thi, và thành thử nhiều người thường hoang mang, lúng túng, trong khi những test này đòi hỏi phải tập hợp, ngay cả khi đã biết trước câu trả lời đúng. Thường thường, tất cả các test dạng này đều có giới hạn thời gian, tức là cần phải biểu lộ năng suất làm việc trong thời kì ngắn. Ngoài việc cho thấy các đặc điểm về tư duy, test còn cho phép nhận xét về khả năng làm việc và tốc độ xử lý thông tin. Một anh chàng ngu độn vững chắc sẽ chẳng thể đạt được chỉ số sáng ý cao một cách ấn tượng và có sức thuyết phục, cũng như anh ta khó mà nhớ được tất cả những câu giải đáp đúng trong tất cả các test. Dù sao thì từ góc cạnh nào đó, cũng có thể đánh giá được con người: nếu một người đã biết trước câu trả lời, có tức là anh ta đã bỏ thời gian và công sức để chuẩn bị, thu thập thông tin, tìm hiểu về chỉ số thông minh của mình.

Ðối với các test về cá tính thì việc đánh dấu các câu trả lời đúng đích thực là vô nghĩa, bởi kết quả của các test dạng này không bao giờ có thể gọi là tốt hay xấu: đơn giản là mỗi con người đều rất riêng. Làm sao bạn có thể biết, típ người nào sẽ được lãnh đạo tổ chức này thích? Một người luôn đưa ra những câu trả lời mang thuộc tính khuôn mẫu, làm vừa lòng người dị kì để lại những ấn tượng không lấy gì làm tốt đẹp. Trong mỗi test cá tính đều có cột đánh giá chừng độ thiệt thà, cột này sẽ tóm ngay được những câu giải đáp ônói dốiằ kiểu như vậy. Trong những trường hợp đó, rất khó đưa ra một nhận xét cụ thể và xác thực về người đó ngoài việc anh ta đang dấu diếm một điều gì đó. Và tất nhiên, khi nhìn vào kết quả test đó, có thể đoán trước rằng nhà tuyển dụng sẽ không có ý muốn gặp lại ứng viên này.

* Trắc nghiêm IQ (chỉ số thông minh):

Dạng test này giúp kiểm tra mức độ phát triển trí não và trình độ học vấn của người ứng tuyển. Trong số đó, có thể kể ra test đánh giá cấu trúc trí tuệ theo các đặc đIểm về tư duy toán học, tư duy tiếng nói, định nghĩa không gian, đặc đIểm trí tưởng...) Của Amthauer, nhóm test xác định chỉ số thông minh của Aizenka, test sáng ý của Raven, test kiểm tra khả năng của học sinh cuối cấp về suy luận, so sánh sự vật và sựu việc, tìm thấy sự khác biệt và tương đồng... Bên cạnh đó, còn có một nhóm test đặc biệt giúp xác định đặc điểm (nhận dạng) trí tưởng, dung lượng và tốc độ của trí tưởng và khả năng lưu ý của mỗi người.

* Trắc nghiệm năng khiếu và thiên hướng ngành nghề:

Giúp đánh giá chừng độ ăn nhập của các đặc lót dạ lý với các loại hình công tác và ngành nghề (thí dụ như: test của Vorobiov đưa ra 60 loại hình công tác, test của Klimôv đưa ra 5 lĩnh vực hoạt động cho 5 típ người...). Chẳng hạn, đối với những nghề như giáo viên, thông ngôn, chuyên viên về các quan hệ xã hội hoặc thậm chí đối với thư ký có thể sử dụng những test đánh giá khả năng áp dụng ngôn từ (bộc lộ có rõ ràng mạch lạc và logic hay không, có vốn từ rộng không, có khả năng nắm bắt được suy nghĩ và lời nói của người khác hay không...); Đối với vị trí giám đốc kinh doanh và chuyên viên nghiên cứu thị trường thường sử dụng test trắc nghiệm óc phân tích (khả năng phân tích và hệ thống hoá khối lượng thông tin lớn); đối với nhà thiết kế hoặc hoạ sỹ lại cần chú ý đến tư duy về không gian và khả năng giải quyết những bài toán đòi hỏi yếu tố sáng tạo...

* Trắc nghiệm tâm lý và dạng tính cách:

Giúp xác định những phẩm chất, đặc đIểm cá tính đặc trưng của từng người. Mỗi loại trắc nghiệm có thế mạnh riêng đối với việc kiểm tra một số phẩm chất. Thường ngày, các test này cung cấp một số thông báo tương đối rõ nét về những đặc điểm trong miêu tả của từng người, khả năng thích ứng của anh ta...

Test tâm lý được phân ra nhiều loại. Một số test đưa ra thông báo về chừng độ bộc lộ của từng đặc điểm tính cách (ví dụ, test Kettell), số khác dựa trên nói chung những biểu hiện của tính cách mà xếp một người vào típ này hay típ khác (như test Mayers-Brigs). Có loại test tổng hợp, giúp ta kiểm tra được con người một cách nói chung, và cũng có các loại test chuyên sâu vào một đức tính cụ thể nào đó (chả hạn, test kiểm tra khả năng tự chủ, cách đưa ra những quyết định, kiểm tra xu hướng bạo lực...). Một số test khác chuyên dùng để tìm hiểu những hạn chế hoặc bệnh lý trong tính cách và quá trình phát triển cá tính của người đó (tỉ dụ, MMPI).

Ðặc biệt, có 1 số loại test rất hiệu quả trong việc xác định động lực của một ứng viên (có thật sự muốn làm việc/học tập hay không, đIều gì có thể khiến anh ta làm việc hăng hái hơn và liên quan anh ta đến những hành động cụ thể), hoặc tìm hiểu những định hướng giá trị của anh ta. Các test hình hoạ đôi khi cũng được dùng, chả hạn, vẽ 1 hình gì đó hoặc bình luận một bức tranh hay tấm ảnh nào đó. Những test này tương đối phức tạp và đòi hỏi nhiều thời gian cũng như công sức để xử lý chúng, nhưngbù lại, nếu biết sử dụng, chúng sẽ cho những thông tin rất đáng tin cậy.

* Trắc nghiệm cách xử sự trong các mối quan hệ:

Kết quả test này cho biết phong cách giao du của một người với những người xung quanh co, khả năng đi đến thoả hiệp trong những tình huống căng thẳng, khả năng tương trợ và kỹ năng giao dịch trong các cảnh huống khác nhau. Các nhà phỏng vấn đặc biệt hay sử dụng trắc nghiệm về mức độ dễ va chạm của các ứng cử viên, bởi lẽ, những va chạm này làm cho mối quan hệ trong tập thể trở thành rất phức tạp và có khi ngốn hết toàn bộ thời gian làm việc của viên chức, đIều mà lãnh đạo nào cũng không hề muốn.

* Các loại test tìm hiểu phong cách lãnh đạo:

Ðó là các loại test giúp tìm hiểu động cơ phấn đấu trong công tác của người lãnh đạo (test của Mekhrabian), test giúp kiểm tra chừng độ tự kiểm soát (test của G.Rotter), test dánh giá sự tự chủ trong các cảnh huống (khái quát, lúc thất bại, khi thành công, trong quan hệ gia đình, trong công tác, trong quan hệ bạn bè, lúc khoẻ mạnh và ốm đau), test đánh giá bản lĩnh và nhu cầu về thành quả...

* Trắc nghiệm trình độ chuyên môn (hoặc trình độ ứng dụng)

Các test đánh giá trình độ hiểu biết và kỹ năng thường dùng trong các đơn vị hoặc trong các vòng sơ tuyển của các doanh nghiệp. Trong các loại test nói trên thông dụng nhất phải kể đến test đánh giá kiến thức về các nguyên tắc kế toán cơ bản (GAAP), test kiểm tra trình độ tiếng Anh (TOEFL, IELTS), các loại test đánh giá kỹ năng máy tính...

* Cách chuẩn bị cho trắc nghiệm:

Ðể có kết quả trắc nghiệm tốt nhất, bạn cần biết một số bí quyết nhỏ sau đây: thứ nhất, không nên lo âu và căng thẳng quá. Ðiều đó chỉ làm cho kết quả test tệ hại hơn mà thôi. Hơn nữa, không nên quên rằng rất có thể người ta đang để ý bạn trong khi bạn trắc nghiệm đấy. Nhiều khi bản thân kết quả trắc nghiệm đối với nhà tuyển dụng không quan trọng bằng miêu tả của bạn trong quá trình trắc nghiệm: nó nói lên bạn có biết cách tụ họp hay không, có biết cách ước tính thời kì hay không, có khả năng làm việc độc lập hay không, bạn doanh nghiệp công tác của mình ra sao...

Ðôi khi người ta có thể chỉ qua cho bạn cách làm trắc nghiệm hoặc có thể đề nghị bạn làm quen với bản chỉ dẫn trước khi trắc nghiệm. Trong những trường hợp đó người ta thường cho phép bạn đặt câu hỏi. Song kể cả khi người ta không đề cập đến chuyện đó, bạn vẫn có quyền hỏi khi có điều gì chưa hiểu hoặc muốn biết rõ thêm. Bạn đừng sợ bị coi là ngốc nghếch và cũng đừng cố tỏ ra khiêm tốn. Câu hỏi của bạn trên thực tại sẽ được hoan nghênh và còn nhấn mạnh được sự cẩn thận và thái độ nghiêm túc của bạn đấy. Song, điều này cũng không có tức thị trong bất cứ trường hợp nào cũng nhất định phải đặt câu hỏi để tạo ấn tượng tốt với người phỏng vấn. Chỉ nên đặt câu hỏi khi bạn còn chưa biết chắc là bạn đã hiểu đúng một điểm nào đó thôi.

Nếu tri thức chuyên ngành của bạn vững thì bạn không cần lo sợ bất cứ điều gì khi gặp phải test đánh giá trình độ chuyên môn.

Nếu đó là các test về trí não, bạn cần phải lưu ý và tập kết. Không bao giờ nên chúi mũi vào một câu hỏi nào đó, đặc biệt là lúc đầu. Thường thường, người ta khuyên rằng nên bỏ qua câu hỏi khó và chỉ quay lai nếu còn thừa thời kì. Nhất quyết phải làm theo lời khuyên này nếu bạn muốn có kết quả tốt. Hãy nhớ rằng thỉnh thoảng có những câu hỏi được cố tình đặt ra để đánh lạc hướng bạn, có những câu hỏi không có lời giải, có những câu hỏi bất nghĩa và thậm chí là sai. Số lượng câu hỏi có thể cố tình được cho nhiều hơn số có thể giải được trong khoảng thời gian đó. Trong bất kỳ trường hợp nào bạn cũng không nên hoảng sợ, mà hãy làm tất cả những gì khả năng của bạn cho phép, và như vậy vững chắc bạn sẽ thành công.

Nếu đó là các trắc nghiệm về cá tính, bạn đừng bao giờ nghĩ đến chuyện nói láo. Tốt hơn cả, bạn hãy trả lời tự nhiên và thành thật. Hãy nghĩ xem những phẩm chất nào cần cho vị trí công tác này và chúng có ở bạn hay không. Nếu bạn có đầy đủ những phẩm chất đó thì thật là lý tưởng. Song nếu bạn chưa có, nhưng bạn nghĩ rằng bạn hoàn toàn có khả năng phát triển những đức tính đó thì có thể trả lời từ khía cạnh mong muốn của bạn. Nhưng nếu công tác đó đòi ở bạn một điều ngược hẳn với tính cách của bạn, chả hạn như phải thường xuyên làm việc với đám đông, trong khi bạn là người thích cô độc và thường mất tự chủ khi có nhiều người thì bạn thử nghĩ xem, liệu có đáng phải dùng đến nói dối để đạt cho kỳ được công tác này hay không?

Bạn có thể tìm mua tại hiệu sách những cuốn sách nói về các loại trắc nghiệm và áp dụng của từng loại. Tìm hiểu sơ bộ về các loại test sẽ giúp bạn tưởng tượng được những loại test bạn có thể sẽ gặp phải, và như vậy, bạn sẽ chủ động hơn khi bước vào trắc nghiệm.

Quantri.Vn